Departamento de Água e Energia de Los Angeles controla Custo de Capital com o EcoSys

O Departamento de Água e Energia de Los Angeles (LADWP) é um dos maiores serviços de utilidades municipais dos Estados Unidos, servindo milhões de pessoas e residências. A cidade investe em uma rede complexa de sistema de abastecimento de água para acompanhar o crescimento da população. Desse modo, realiza a gestão de um portfólio de projetos de capital para a contínua manutenção e expansão do sistema.

A Divisão de Engenharia de Águas e Serviços Técnicos (WETS) do LADWP utiliza o seu Sistema de Gestão de Programas de Melhorias de Capital (CIPMS) para realizar a previsão e gestão de um programa de capital sob um horizonte de 10 anos, contemplando mais de 200 projetos e um orçamento de US$ 6,5 bilhões.

O escopo do CIPMS inclui a elaboração e controle de budgeting, forecasting, performance e valor agregado, cronograma, planejamento e gestão de recursos.

Um dos principais objetivos do WETS CIPMS é monitorar o avanço de 28 projetos, considerados mais críticos, que são necessários para cumprir os requisitos demandados pelo Departamento de Saúde Pública da Califórnia para melhorar a qualidade e segurança do fornecimento de água do estado. Falhas e atrasos na realização desses projetos no prazo estipulado podem resultar em multas significativas e outras penalidades.

Ao se deparar com diversos desafios na performance de gestão de visibilidade e ineficiências em relatórios, a organização decidiu realizar um upgrade no antigo CIPMS, que foi instalado originalmente em 2001. Esse upgrade consistiu na implementação do EcoSys como o seu hub central, criando uma plataforma de integração, relatórios e análises que permitiram melhorar os seus sistemas de controle de custos e fornecer melhores relatórios governamentais. 

PERFIL DA EMPRESA

• Mais de 9.500 funcionários;
• Mais de 4,1 milhões de pessoas atendidas;
• Orçamento anual de US$ 4,25 bilhões;
• Plano de Capital de Sistemas Hídricos para 10 anos consiste em um orçamento de US$ 6,5 bilhões e mais de 200 projetos de capital.

DESAFIOS

• Procedimentos mensais foram necessários para capturar, processar e conciliar uma grande variedade de dados incluindo custos efetivos, orçamentos, previsões e valor agregado. Como resultado, compreender o status de um projeto era entediante e consumia muito tempo, e a garantia da qualidade e a validação dos dados eram extremamente difíceis;
• O sistema não contemplava métricas para performance do projeto, nem poderia ser adaptado para o manuseio de diversos conjuntos de grandes dados que eram necessários para análises e para a criação de cenários hipotéticos para planejamento;
• Faltava consistência entre as WBS´s, cronogramas e os milestones dos projetos
• Alocar recursos era algo excessivamente complexo, demandando muitas horas de trabalho desnecessário;
• A geração de relatórios era feita manualmente e consumia muito tempo, resultando em uma reação lenta à demanda de projetos e questões de gestão.

SOLUÇÕES

• Utilização do EcoSys para planejamento de capital e geração de relatórios, integrando o Primavera P6, o sistema de orçamentos e o sistema geral de registros da companhia;
• Padronização de estruturas, milestones e métricas para se mensurar e comparar performance;
• Automação do compartilhamento de dados de custos reais, orçamentos e cronogramas para eliminar a entrada manual e duplicada de dados;
• Produção automática de relatórios trimestrais de programas de capital;
• Utilização de dashboards baseados em funções para que gerentes e engenheiros tivessem acesso imediato às informações dos projetos;
• Possibilidade de revisões rápidas de cronogramas de projeto e fluxo de caixa para determinar necessidades reais de capital;
• Visibilidade das necessidades e desajustes em fontes de trabalho, permitindo ter os controles prontos para trocas de cronogramas de projeto para cumprir prazos regulatórios, recursos disponíveis etc.;
• Desenvolvimento de métricas de performance – CPI, SPI, ETC, ETA – para melhor gestão do projeto.

BENEFÍCIOS

• Redução significativa no trabalho necessário para processamento mensal de dados, com relatórios gerados em poucos minutos e não mais em dias;
• Visibilidade imediata da performance do projeto proporcionando  melhor gestão e controle do projeto e criando um ciclo de feedback para identificar e corrigir problemas;
• Geração flexível de relatórios combinada com dados integrados, o que permitiu à equipe do WETS responder rapidamente às solicitações de informações;
• Redução de erros de dados devido à extração e transferência manuais;
• Correção de problemas de qualidade de dados ocultos;
• Capacidade de analisar e comparar todos os conjuntos de dados aplicáveis para o desenvolvimento de séries de relatórios de valor agregado para rastreamento de performance de projeto;
• Capacidade de produzir relatórios mensais de auditoria para comparar custos reais e custos previstos;
• Poucos recursos de TI necessários para instalação por se tratar de uma solução baseada em Web.

Com o sucesso da implementação do EcoSys, o Sistema Hídrico do LADWP continua desenvolvendo as melhores práticas de projetos para monitorar e melhorar performance nos seus programas e também expandir os relatórios de análise a um nível executivo. 

Conheça um pouco mais sobre o EcoSys assistindo ao vídeo abaixo ou acesse aqui.