Controle de Projetos: Liberte-se das Planilhas

01 janeiro 0001

O Excel® é um software ótimo. É amplamente disponível, fácil de usar e capaz de realizar cálculos bem complicados. Por exemplo, se você precisar resolver problemas de padrões de radiação, o Excel possui uma fórmula específica para isso e você pode utilizá-lo para quase tudo, menos para controlar os seus projetos, e aqui falaremos o porquê.

Tecnicamente, é verdade que o Excel® possui a sofisticação para criar arquivos complexos o suficiente para a gestão de projetos de capital de vários milhões de dólares. E realmente é a solução que empresas usam na prática quando estão tendo dificuldade para juntar dados de projeto de diversos sistemas distintos como contabilidade, cronogramas, compras e registro de horas.

Os arquivos utilizados são muito ruins de serem encontrados além de possuírem vários megabytes, o que também prejudica o armazenamento nos servidores das empresas e o compartilhamento entre os envolvidos. Além disso, muitas dessas planilhas são tão subjetivas e complicadas que é comum ter uma pessoa na empresa só para interpretar as suas informações.

Mas e se essa pessoa fica doente? E quando ela não pode ir ao trabalho?

Mesmo deixando isso de lado, quanto tempo se leva para extrair a informação necessária desses arquivos em um formato que as partes envolvidas e os responsáveis pelo projeto conseguem entender? Quando eles visualizam alguma coisa que leva a uma pergunta, quanto tempo precisarão para terem informações detalhadas? A resposta para essas perguntas é “muito tempo”.

Quando iniciou a busca por um sistema de gerenciamento de custos, um cliente que até então ainda não utilizava o EcoSys, confiava todas suas atividades no Excel e decidiu realizar uma pesquisa interna para entender como os seus funcionários de controles de projeto – engenheiros de custo, por exemplo – estavam utilizando o seu tempo de trabalho.

Os participantes responderam que deveriam dedicar a maior parte do tempo ao trabalho para o qual foram contratados mas, na realidade, o que foi constatado na pesquisa é que mais de 60 por cento do tempo era gasto em trabalho manual e de baixo valor agregado como extração de arquivos, duplicação de dados de entrada e consolidação de relatórios.

Por isso, mesmo que os seus engenheiros de custo, responsáveis por cronogramas, gerentes de portfólio e outros membros da equipe de controles de projeto gastem metade desse tempo com atividades de baixo valor, saiba que isso está custando muito caro para a sua empresa.

Eficiência à parte, toda interação manual com dados – preenchendo planilhas, copiando fórmulas, combinando informações de diferentes fontes – abre muita margem a erros. Uma análise de diversos estudos sugere que quase 90% das planilhas contêm erros ou que qualquer planilha apresenta algum erro em 1 por cento das células com fórmula.

Dessa forma, os resultados de qualquer erro que seja podem significar uma diferença entre o sucesso ou o fracasso de um projeto. Um erro em uma planilha pode ter sido responsável por uma perda financeira de US$6 bilhões.

Todo esse tempo que deveria ser melhor gasto em atividades efetivas de controles afeta a performance de todo o projeto. Pensando nisso, realizamos uma pesquisa com mais de 400 profissionais da área, e aqueles que confiaram suas atividades apenas no Excel comprovaram falhas de performance.

Quando falamos em controles de projeto como uma disciplina, isso traz um número significativo de profissionais que não abrem mão do Excel e isso apenas comprova que muitas empresas desperdiçam tempo e outros recursos utilizando ferramentas inadequadas para algo que o EcoSys foi especialmente desenvolvido.

Conheça um pouco mais sobre o EcoSys assistindo ao vídeo abaixo ou acesse aqui.

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